Les réunions sont l'un des terrains où un assistant IA fait gagner le plus de temps, à condition de l'utiliser à chaque étape : avant (ordre du jour, lecture des documents), pendant (prise de notes) et après (compte rendu, suivi des actions). Voici la méthode, et les précautions à prendre.
Avant : préparer en 10 minutes
- L'ordre du jour : « À partir de ces trois mails, propose un ordre du jour de 45 minutes avec le temps par point. »
- La synthèse des documents : « Résume ce rapport en cinq points et liste les questions qu'il soulève. »
- Les questions à poser : « Quels points risquent de bloquer la décision ? »
Pendant : se concentrer sur l'échange
Avec Teams, Zoom ou Google Meet, la transcription et le récapitulatif automatique permettent de ne plus prendre de notes en continu. Deux règles : prévenir les participants que la réunion est transcrite, et éviter de l'activer pour les échanges sensibles (entretiens individuels, sujets RH).
Après : un compte rendu en 5 minutes
Consigne type :
À partir de la transcription ci-jointe, rédige un compte rendu : contexte en deux lignes, décisions prises, tableau des actions (action / responsable / échéance), points restés ouverts. Style factuel, une page maximum. N'invente aucune décision.
Puis :
- Relisez : vérifiez noms, chiffres et décisions.
- Corrigez les attributions (qui a dit quoi).
- Envoyez le jour même : un compte rendu tardif perd sa valeur.
Le suivi des actions
Une semaine plus tard, demandez à l'assistant de comparer la liste des actions avec les échanges récents pour repérer celles qui n'ont pas avancé. C'est un excellent point de départ pour la réunion suivante.
À retenir
- L'IA aide à chaque étape : préparation, prise de notes, compte rendu, suivi.
- La transcription suppose l'information des participants.
- Un compte rendu généré se relit, en particulier les décisions et les responsables.
- Le tableau « action / responsable / échéance » est le cœur du compte rendu.
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